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Gestiona mejor tu tiempo para cuidarte más
¿Te resulta familiar llegar al final del día con un gran desgaste físico e intelectual sin haber conseguido abordar las tareas que eran realmente importantes?
¿Te resulta familiar llegar al final del día con un gran desgaste físico e intelectual sin haber conseguido abordar las tareas que eran realmente importantes?
Seguro que muchos de nosotros nos hemos visto en más de una ocasión ante una tarea a la que queríamos dedicar cierto tiempo de calidad, y que finalmente nos hemos visto obligados a ejecutar a toda prisa porque el tiempo se nos ha echado encima.
El frenético día a día de la actividad profesional puede llevarnos a acometer las tareas con la máxima agilidad y la menor inversión de tiempo posible para pasar a la siguiente actividad. Visto así, esta forma de operar nos podría parecer funcional y eficaz, si no fuese porque no siempre aplicamos criterios de priorización adecuados. No cabe duda de que una gestión errática del tiempo puede causar mucho estrés —fácil de perpetuarse— que vaya minando seriamente nuestra salud. Por ello, si somos capaces de manejar el tiempo conscientemente, prestándole la atención necesaria y aprendiendo a priorizar, no solo seremos más productivos y eficaces, sino que también seremos más felices y nos estaremos cuidando mejor.
¿Importante o urgente? ¿Cómo priorizar conscientemente?
Cuando no ponemos el foco en el valor de nuestras acciones y/o tareas, estas pueden acabar “quemándonos en las manos”, convirtiéndose en urgentes. De este modo, nos veremos abocados a afrontarlas en modo “supervivencia”, de una forma prácticamente reactiva, sin intervención de las áreas del cerebro destinadas a la toma de decisiones, al análisis reflexivo y la creatividad. Esta menor claridad mental provocada por la urgencia conlleva el riesgo añadido de cometer errores que pueden ser fatales en una profesión como la Procura. Por ello, aprender a establecer prioridades de forma consciente es una herramienta muy útil para optimizar la gestión del tiempo, ganar eficacia profesional y personal y mejorar el bienestar en general, disfrutando de un sentimiento de mayor control y tranquilidad.
El general y presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower desarrolló un método de gestión del tiempo basado en una matriz que sirve para clasificar las tareas que tenemos pendientes. La clave radica en la distinción entre lo importante y lo urgente.
De acuerdo con este planteamiento, la decisión óptima y eficaz sería realizar primero aquellas tareas que son importantes y urgentes, y dedicar tiempo después a aquellas otras cuestiones que son importantes, pero menos urgentes. Las tareas menos importantes son aquellas que conviene delegar o incluso podrían llegar a ser descartadas.
Cada uno de los cuadrantes que componen la matriz se corresponden con las siguientes pautas:
Importante y urgente (hay que actuar ya)
Nos encontramos ante tareas de la máxima prioridad que deben ejecutarse inmediatamente. En caso contrario, no se podrán alcanzar los objetivos marcados. En esta sección aparecen las situaciones de crisis, presiones o plazos (por ejemplo: un vencimiento inminente).
Importante, pero no urgente (hay que programarlo, decidiendo cuándo lo vamos a hacer)
Estas tareas deben realizarse para que uno pueda alcanzar sus objetivos, aunque se puede posponer el momento en el que se llevarán a cabo. En este apartado incluiríamos las actividades de planificación, prevención, crecimiento personal, ocio o diversión que tienen valor para uno mismo, como por ejemplo revisar procesos de gestión del trabajo para optimizar el tiempo.
Urgente, pero no importante (hay que delegarlo)
Estas tareas deben completarse a tiempo, aunque dado que su relevancia es menor, es recomendable delegarlas en la medida de lo posible. Aquí nos encontramos con muchas de las interrupciones, correos electrónicos, reuniones improvisadas o llamadas que nos exigen una respuesta inmediata (como por ejemplo buscar proveedores de informática para adquirir nuevos equipos).
Ni importante ni urgente (no hay que hacerlo o, a lo sumo, dejarlo para más tarde)
Este tipo de tareas tienen una escasa trascendencia porque no son tan necesarias para alcanzar los objetivos, pero a menudo se inmiscuyen entorpeciendo otras muchas tareas de más valor. Pueden ser pospuestas o incluso permanecer inacabadas. En este segmento se encuentran los ladrones del tiempo como algunos correos electrónicos o llamadas, entre otros (revisar los correos de publicidad de temas irrelevantes o perderse en las redes sociales, por ejemplo).
Los ladrones de tiempo: qué son y cuáles son sus antídotos
Los ladrones de tiempo son aquellas actividades, situaciones, personas o nuestros propios patrones de conducta que nos hacen perder tiempo provocando una falta de eficacia personal capaz de generar grandes niveles de insatisfacción y frustración.
Entrenar nuestra capacidad de detectar este tipo de interferencias es clave para impedir que se cuelen de forma más o menos explícita en nuestro día a día.
“Deja de gestionar tu tiempo y ponte a gestionar dónde pones tu foco”
A medida que nos vamos haciendo conscientes en cada situación de nuestro nivel de atención, de nuestro estado emocional y del flujo de pensamientos, incrementa nuestra capacidad de gestionar el tiempo de forma menos reactiva, automática o impulsiva y podemos prevenir la aparición de los ladrones del tiempo, evitando que adquieran protagonismo y se apoderen de las riendas de nuestro reloj.
A menudo achacamos las pérdidas de tiempo al WhatsApp o a los correos electrónicos, pero en realidad la responsabilidad y el criterio a la hora de decidir abrirlos y dedicarles un determinado espacio de tiempo es totalmente nuestra. Desde esta perspectiva, lo que ocurre es que somos nosotros quienes optamos por gastar tiempo en cada actividad. La buena noticia es que tenemos la capacidad de actuar para corregir nuestras conductas integrando algunas estrategias.
Algunos ladrones de tiempo y estrategias para combatirlos
1) Distracciones, interrupciones e imprevistos
Estos “roba-tiempos” son doblemente nocivos, no solo por el tiempo que se pierde mientras se producen sino porque, además, se va a precisar de varios minutos para restablecer la concentración perdida y retomar aquello en lo que estábamos enfocados inicialmente.
Hay multitud de interrupciones (llamadas, mensajes, visitas imprevistas, peticiones de ayuda, etc.), pero existe un denominador común para hacer frente a cualquiera de ellas: la firmeza. En tanto que factores externos, podemos decidir si permitimos que nos roben nuestro tiempo o no, salvo en aquellos casos ineludibles en que sea más importante detener nuestra actividad para dedicarles atención.
Los imprevistos suelen ser recibidos con especial desagrado porque nos alteran el “programa”, así que habrá que prestar atención para no entrar en lucha con lo que ha surgido y quizás tengamos que atender sí o sí cuando se presenta. Soltar la instintiva reacción de rechazo nos va a permitir fluir mejor con las circunstancias sobrevenidas y evitar anclarnos en la rabia o la impotencia.
Estrategias:
Poner especial atención al móvil, sobre todo cuando nos encontramos abordando tareas que exijan un alto rendimiento o sean particularmente importantes. Silenciar el móvil y colocarlo boca abajo nos puede ahorrar muchas distracciones y pérdidas de tiempo.
Limitar y organizar los tiempos que dedicamos a los emails o redes sociales, y fuera de esos espacios, mantener la disciplina de no atenderlos.
Evitar la “falsa” satisfacción de la multitarea: tener la sensación de estar haciendo dos o más cosas a la vez no es real, sino que nuestro cerebro tiene que parar una para iniciar la otra, perdiéndose hasta un 40 % de productividad. No olvidemos que no dejar descansar la atención, apagar y encender las luces de nuestra mente permanentemente es una forma de agotar nuestros recursos intelectuales y físicos —que no son ilimitados, por mucho que a veces lo pensemos— y a la larga va a perjudicar seriamente nuestra salud.
Practicar la comunicación asertiva cuando quien interrumpe es una persona:
Expresar de forma clara, educada y segura que no podemos dedicarle un momento de calidad ahora pero sí en otro momento que acordemos.
Fijar límites claros a las personas especialistas en interrumpir por cuestiones irrelevantes.
Anticipar las interrupciones más recurrentes para hacerles frente de forma inteligente en función de cómo nos afectan o de su frecuencia. A título preventivo, resulta muy práctico avisar a nuestro entorno de algún momento en particular en que necesitemos no ser interrumpidos.
Cuidar los momentos de descanso: cuando convenga descansar hay que descansar, escuchando qué nos piden el cuerpo y la mente. No caigamos en la tentación de interrumpir nuestro tiempo de pausa, por ejemplo, revisando las redes sociales u otra actividad que pueda estimularnos aún más en lugar de facilitarnos un espacio de desconexión y reposo.
2) La procrastinación
¿Por qué en ocasiones hacemos primero lo que nos gusta más?
Nuestras emociones hacen que las tareas más atractivas sean más fáciles de afrontar y, en cambio, dejemos para más tarde lo que no nos gusta o nos aburre.
Ahora bien, posponer las tareas menos “amigables” de forma sistemática no va a hacer que desaparezcan, sino que se van a convertir en urgentes y van a hacerse aún más costosas de acometer.
Además, mantener estas tareas en el apartado de “pendientes” va a repercutir en nuestro estado de ánimo; hará que nos sintamos culpables por no solventarlas, generando ansiedad e incrementando el estrés.
Estrategias:
Adoptar una actitud atenta para darnos cuenta si aparece una interferencia emocional del tipo “me gusta-lo hago”, “no me gusta, qué pereza hacerlo-ya lo haré en otro momento”. Así será posible identificar nuestros gustos sin perder de vista los objetivos.
Establecer objetivos realistas y concretos que vayan en sintonía con nuestras posibilidades, aunque seguramente requerirán un esfuerzo. Conectarse con el propósito y las consecuencias positivas de acabar con la tarea “antipática” y con el bienestar que sentiremos (el peso que nos quitaremos de encima) cuando hayamos finalizado esa tarea antipática, particularmente si se trata de algo importante.
Organizar las tareas del día, dividiéndolas, para ir alcanzando pequeñas metas asumibles ayuda a no caer en la procrastinación y en el sentimiento de malestar generado por la sensación de descontrol y falta de capacidad de afrontar determinadas actividades. Para ello existen diversas técnicas como la del Pomodoro, activando un temporizador para enfocarnos en una tarea durante 25 minutos, tomando una breve pausa de 3-5 minutos y realizando un descanso algo más prolongado cada cuatro franjas de tiempo.
Poner atención al inicio o al cambio de tareas. Ambos momentos son delicados, siendo importante predefinir las acciones de antemano para evitar la resistencia natural sumada al esfuerzo mental que conlleva decidir qué hacer a continuación cuando no ha sido planificado previamente.
Planificar semanalmente determinadas tareas y aplicar reajustes diariamente contribuye muy positivamente al bienestar personal y a cuidar de nuestro sentimiento de capacidad y eficacia.
Ofrecerse una recompensa por el esfuerzo realizado, como una actividad agradable, que nos aportará un valor añadido y que, además, disfrutaremos con plenitud, sin ningún tipo de remordimiento por haber postergado la tarea ya concluida, reforzando la autoestima.
3) No saber decir que no
Suele resultar difícil decir que no en muchas ocasiones, pero es importante responder desde una actitud consciente para evitar caer en falsos “síes”.
Estrategias:
Decir que “no” desde el “sí” mediante esta técnica:
Aceptar la petición (mostrar receptividad con escucha activa no es decir “sí”; si damos un falso “sí” nos vamos a sentir mal con nosotros mismos).
o Ej: Un compañero de trabajo nos pide que le ayudemos con un asunto, un día que nos encontramos especialmente atareados y/o cansados.
Retrasar la respuesta para no caer en el sí no consciente de lo que está en juego y es importante para uno mismo.
o Ej: Dame unos minutos y te digo.
Reformular la petición y las necesidades de la persona.
o Ej: La verdad es que este asunto resulta bastante complejo.
Decir “no” explicitando los sentimientos y las necesidades que nos llevan a negarnos.
o Ej: Pero ahora no es el mejor momento para que te pueda ayudar con esto; llevo un día con mucho ajetreo y no me veo con suficiente energía.
Tener en cuenta las necesidades de los demás y que nos importa lo que el otro experimenta.
o Ej: ¿Qué te parece si quedamos mañana a las 16 horas para revisarlo?
4) No saber delegar
Dlegar nos permite centrarnos en lo que de verdad importa. Por ello es beneficioso descargar aquellas tareas que no son tan relevantes o que no precisan de nuestro control directo para delegarlas en una tercera persona a quien podemos supervisar.
Si nos proponemos cubrir un exceso de responsabilidades que signifique una sobrecarga de trabajo, el estrés va a incrementarse de forma exponencial porque no daremos abasto, consumiendo nuestra energía irremisiblemente.
Estrategias:
Ser conscientes de que delegar nos permite ganar tiempo para nosotros mismos.
Enseñar y confiar al delegar: no empeñarse en que las cosas se hagan exactamente como las haríamos nosotros y soltar nuestra rigidez mental o el perfeccionismo en la medida que las exigencias lo permitan. En ocasiones, la persona en quien delegamos puede sorprendernos con ideas diferentes, creativas y operativas.
Al mismo tiempo, los beneficios de delegar se van a desplegar en las personas a quienes transferimos nuestras responsabilidades al sentirse más motivados y comprometidos, mejorando el clima laboral.
5) El perfeccionismo
Esta característica hace que tengamos un marcado ente, a veces con gran dureza, dañando nuestra capacidad de superación frente a las adversidades.
Estrategias:
Contemplar la perfección desde una perspectiva más de conjunto y no detalle a detalle.
Ser conscientes de que el perfeccionismo no siempre compensa (llega un punto en que los demás no lo aprecian ni lo perciben).
Nos puede quitar calidad de vida ser demasiado exhaustivos con los resultados.
Conviene revaluar nuestra ejecución de la tarea de vez en cuando para tomar conciencia y no caer de nuevo en la tendencia perfeccionista inútilmente.
Como hemos visto, existen numerosas circunstancias en nuestras vidas que pueden convertir nuestras agendas en verdaderos rompecabezas causantes de altos niveles de estrés, insatisfacción y falta de productividad. No en vano, frases como “no me da la vida” o “no tengo tiempo para encontrar tiempo” son un fiel reflejo de la complejidad que supone gestionar el tiempo eficazmente. Sin embargo, merece la pena tratar a nuestro tiempo como un recurso extremadamente valioso y perecedero, y desde una actitud consciente, realista y amable con nosotros mismos, darle el cuidado que se merece. Porque cuidar de nuestro tiempo es cuidar de nosotros. Y nos lo merecemos.
Ferran García de Palau García-Faria
Instructor de Mindfulness acreditado del programa de Reducción de Estrés de la Universidad de Massachussetts.
Responsable del área de Mindfulness y Crecimiento Personal en PSICOTOOLS.
Director de Formación del Colegio de Procuradores de Barcelona.
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